Sistem Informasi Manajemen PT. Rasa Inti Tama

PT. Rasa Inti Tama merupakan perusahaan manufaktur makanan ringan.

VISI :

Menjadi Produsen kelas dunia khususnya untuk Makanan Ringan dengan semangat kerja keras dan disiplin yang tinggi.

Misi :

Memuaskan konsumen dengan menjaga cita rasa dan menyediakan makanan yang bergizi, sehat dan halal dengan menerapkan Good Manufacturing (GMP) dan Sanitation Standard Operating Procedure (SSOP) dan ISO 9001.

Struktur Organisasi PT. Rasa Inti Tama

PT. Rasa Inti Tama menggunakan struktur organisasi dengan bentuk struktur fungsional yang terdiri dari : Dewan Komisaris, Dewan Direksi, Manajer Keuangan, Manajer Personalia, Manajer Pembelian, Manajer Pemasaran, Manajer Produksi, Manajer Pabrik, Kepala Bagian Teknik, Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Personalia.

Untuk mendukung kegiatan usaha PT. Rasa Inti Tama, maka diperlukan sarana Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan. Beberapa disampaikan sbb:

Bagian Produksi, Persediaan, dan Pembelian

Kegiatan produksi ini harus terintegrasi dan bersinergi dengan Bagian Gudang/Persedian dan Pembelian. Maka harus dibuat sebuah sistem yang efisien dan efektif seperti:

1.    Sistem Kebutuhan Bahan Baku

2.    Sistem Ketersediaan Bahan Baku

3.    Sistem Pemesanan Bahan Baku

Dengan ketiga sistem tersebut diatas, Bagian Produksi dapat memberitahu kebutuhan bahan baku yang diperlukan selama proses produksi kepada  Bagian Persediaan, sehingga Bagian Persedian dapat menyiapkan. Dan apabila persediaan di gudang tidak mencukupi apa yang diminta oleh Bagian Produksi maka Bagian Persediaan membuat pesanan kepada Bagian Pembelian. Hal ini penting karena dengan dibuatnya program dan sistem pencatatan komputerisasi, maka akan menghemat waktu dan memudahkan dalam bekerja.

Dengan SIM yang memadai, Bagian Persediaan tidak perlu lagi mengecek satu persatu barang persediaan yang ada di gudang, mereka hanya melihat database barang masuk dan keluar, mereka sudah dapat mengetahui stock persediaan.

Sistem pemesanan persediaan-pun dapat dibuat dengan sistem order kepada bagian pembelian, menggunakan fasilitas networking internal perusahaan, yaitu dengan megirimkan order by online ke Bagian Pembelian, jadi apa yang dipesan dapat masuk ke database Bagian Pembelian, sehingga Bagian Persedian hanya mengkonfirmasikan kepada Bagian Pembelian bahwa mereka telah mengirim order. Disini akan sangat menghemat waktu dan biaya, seperti penggunaan form pemesanan cetak dari Bagian Persediaan ke Bagian Pembelian. Bagian Persediaan juga tidak harus tatap muka atau ketemu langsung dengan Bagian Pembelian, dll.

Bagian Marketing dan Penjualan

Pada Bagian ini, promosi produk yang akan di jual harus dibuat seefisien mungkin dan tepat sasaran. Dengan menggunakan media Internet, Bagian Marketing memasarkan produknya dengan cara fasilitas pembelian online (order online), sehingga pembeli/distributor tidak perlu datang langsung ke PT. Rasa Inti Tama. Tentunya ini memudahkan pembeli dalam bertransaksi dan juga dapat menarik minat karena banyaknya fasilitas yang diberikan.

Perusahaan juga akan terbantu karena pemesanan dalam bentuk order online tersebut sangat efektive dan dapat langsung di input pada sistem database penjualan. Bagian Penjualan juga harus memiliki database, agar order record-nya tersimpan dengan baik sehingga ketika dilaporkan kebagian keuangan, tidak membuat kesulitan, misalnya, dengan adanya database, bagian keuangan tidak perlu melakukan proses lama seperti melihat laporan penjualan secara manual, baru kemudian di input. Bagian Keuangan dapat langsung memasukan database penjualan tersebut ke dalam Laporan Keuangan, karena sistem-sestem databasenya telah disesuaikan antara Bagian Penjualan dengan Bagian Keuangan.

Bagian Keuangan

Sistem pencataan keuangan pada Bagian Keuangan harus dibuat dengan sistem komputerisasi juga, sehingga data yang telah dibuat tersimpan dan dapat langusng menjadi Laporan Keuangan. Contoh program yang dapat digunakan adalah PLATINUM, SAP, dll. Jadi akunting hanya menginput jurnal, maka Laporan Keuangan seperti Neraca, Laporan Rugi/Laba, Laporan Perubahan Modal, dapat langsung jadi tanpa perlu membuatnya.

Pelaporan Pajak-pun telah menggunakan sistem online, sehingga dapat memudahkan dalam pengerjaannya.

Bagian Personalia

Bagian Personalia mencatat data karyawan pada sistem database karyawan, sehingga data karyawan terekam pada SIM Personalia. Database ini meliputi tanggal masuk, No. Ijasah, data keluarga karyawan, jabatan dan golongan karyawan, gaji karyawan dari mulai masuk sampai dengan saat ini, data absensi karyawan, data fasilitas yang diberikan karyawan, dll. Hal ini akan memudahkan Perusahaan jika memerlukan data karyawan secara cepat, tinggal mengetik nama karyawan dan nomor pegawai dimaksud, maka record karyawan itu akan keluar dan dapat di proses.

Sistem Penggajian

Sistem pengajian yang di tetapkan pada PT. Rasa Inti Tama didasarkan atas pangkat dan golongan.

Prosedur penggajian ini meliputi prosedur pencatatan waktu, prosedur aktivitas tambahan ataupun kerja lembur, prosedur perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, prosedur pembukuan gaji.

Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja karyawan, perusahaan menggunakan ID Card sebagai alat yang berupa kartu indentitas yang dibuat untuk masing-masing karyawan dengan kode yang berbeda-beda. ID Card tersebut harus di slash ke mesin presensi pada saat karyawan tiba di kantor untuk menunjukkan waktu hadir dan pada saat akan meninggalkan kantor, sehingga tertera waktu kerja karyawan dalam satu hari. Hasil slas ID Card karyawan setiap harinya akan direkapitulasi untuk kemudian disusun laporan presensi karyawan termasuk jumlah waktu lembur karyawan.

Yang mempengaruhi besarnya gaji antara lain Gaji Bruto, Tunjangan serta Potongan atas gaji. Bagian Personalia bertanggung jawab atas data-data kepegawaian yang meliputi jumlah karyawan keseluruhan disertai dengan jabatan, golongan dan tarif gaji masing-masing karyawan.

Berdasarkan data kepegawaian serta laporan presensi karyawan dari staff pencatatan waktu, maka staf pembuat daftar gaji akan membuat daftar penghasilan karyawan dan ikhtisar jam kerja karyawan. Setelah kedua daftar tersebut selesai dipersiapkan, maka akan diperiksa oleh Manajer Personalia kemudian diserahkan oleh Manajer Keuangan.

Proses pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 25 tiap bulannya. Bagian Pengeluaran Kas akan mentransfer gaji karyawan ke bank masing-masing untuk memudahkan dan menghindari penyimpangan.

Sistem Informasi Manajemen pada Perusahaan sangat dibutuhkan karena dapat memberikan efisiensi dan efektivitas dalam melakukan pekerjaan sehingga perusahaan dapat menghemat biaya dan memenuhi target-targetnya. Dalam era globalisasi sekarang ini, persaingan bebas sangat menuntut kita sebagai pengusaha untuk bersaing dalam bisnis dengan meng-update selalu issue-issue dan teknologi yang dibutuhkan agar dapat meraih pasar yang diinginkan dan tidak ditinggal oleh konsumen yang selalu ingin di layani dengan segala fasilitas kemudahan.

Demikian tulisan saya ini, semoga dapat bermanfaat bagi pembaca.

Wassalam,

Nuraini Setiawati

2008310057